Musterbrief antwort beschwerde reklamation

Weitere Punkte bei Kundenbeschwerden und Beschwerdebriefen: Erstens, adressieren Sie tatsächlich jeden Teil der Beschwerde des Kunden. Wenn die Beschwerde über eine kurze oder mittelgroße Nachricht kam, antworten Sie auf jeden Punkt. Wenn es ein langwieriger rant war, versuchen Sie, die wichtigsten (oder rationalen) Punkte anzusprechen. Auch wenn Sie aufgrund der Beschwerde keine Untersuchung einleiten oder eine Änderung implementieren, zeigt die Beantwortung des Kundenschreibens, dass Sie ihre Meinung schätzen. Unabhängig von der Größe oder Art ihrer Beschwerde machen Kunden gerne Geschäfte mit Unternehmen, die Feedback annehmen und transparent und zugänglich sind. Ein mit Spannung erwartetes Paket zu öffnen und den falschen Artikel im Inneren zu finden, ist gelinde gesagt irritierend. Es schafft auch mehr Arbeit für den Kunden. Eine großartige E-Mail-Antwort auf diese Kundenbeschwerden adressiert beide Schmerzpunkte. Je höher die Ebene der Person, an die Sie schreiben, desto notwendiger ist es, Ihren Brief klar, prägnant, autoritär usw. zu machen. Bei der Referenz von Beschwerden nach oben immer Kopien der vorherigen Korrespondenz beifügen.

Verwenden Sie dieselbe Strategie, um auf Ihre eigenen Kundenbeschwerden zu reagieren und die Kundenbindung zu verbessern. Wie formell oder informell sollten Ihre E-Mail-Antworten sein? Das hängt von der Persönlichkeit und dem Kundenstamm Ihrer Marke sowie von der Art und dem Ton der Beschwerde ab. Denken Sie nur daran, dass Versuche, clever zu sein, einem wütenden Kunden obliegend erscheinen könnten. In den meisten Fällen sollten Sie es gerade spielen. Haben Sie Tipps für den Umgang mit Kundenbeschwerden? Der Trick, dem CEO einen Kopierbrief zu schicken – und dies auf dem Brief an den Kundendienst zu zeigen – dürfte die gleiche Wirkung haben. Halten Sie Ihr Pulver trocken, bis Sie es brauchen. Wir vertrauen darauf, dass Sie dies als zufriedenstellende Antwort auf Ihre Beschwerde empfinden und dass diese Korrespondenz diese Angelegenheit zum Abschluss bringen wird. Wenn Sie diese Angelegenheit jedoch weiter besprechen möchten, teilen Sie uns bitte mit, wie Sie am besten kontaktiert werden können. Wenn die Situation sehr komplex mit viel Geschichte ist, ist es eine gute Idee, den Brief selbst sehr kurz und prägnant zu halten und dann die Details anzuhängen oder anzufügen, in welchem Format auch immer geeignet ist (Fotokopien, schriftliche Notizen, Erläuterungen usw.). Dies ermöglicht es dem Leser des Briefes, den Hauptpunkt der Beschwerde zu verstehen und dann zu verarbeiten, ohne zwanzig Seiten Geschichte und Details lesen zu müssen.

Kunden vertrauen auf versprochene Liefertermine und gehen davon aus, dass Marken versiert genug sind, um die Nachverfolgung genau vorherzusagen und 2) Kunden über erwartete Verzögerungen zu informieren. Wenn eine Bestellung nicht rechtzeitig erfüllt wird, kann sie eine sehr wütende Antwort auslösen. c.c. (plus Namen und Organisationen, wenn sie den Brief an jemanden kopieren) Bei der Behandlung von Beschwerden jeglicher Art, nehmen Sie sich die Tatsache zu Herzen, dass Kunden, deren Beschwerden zufriedenstellend gelöst werden, noch loyaler werden, als sie es vor der Beschwerde waren. Stellen Sie sich vor, Sie sind die Person, die die Beschwerdebriefe der Kunden erhält.